Keine Kündigungsfrist mehr verpassen
Fast jeder hat es schon einmal erlebt, die rechtzeitige Kündigung vergessen zu haben und weiter an einen unliebsamen Vertrag gebunden zu sein. Mit dem Gesetz für faire Verbraucherverträge gilt für Verträge, die ab dem 1. März 2022 geschlossen werden, dass eine stillschweigende Verlängerung nach Ablauf der ursprünglichen Vertragslaufzeit nur noch mit einer Kündigungsfrist von höchstens einem Monat zulässig ist und nicht mehr von bis zu einem Jahr. „Während Verbraucher zwar durch diese strengeren Regelungen mehr Schutz genießen, findet dieses Gesetz keine Anwendung im B2B-Bereich“, erklärt Niko Neskovic, Geschäftsführer der NetComData GmbH. Er weiß, wie auch Unternehmen und Organisationen den Überblick über ihren Vertragsbestand behalten.
Kosten- und Zeitfresser: Papiervertrag
Bei der großen Menge an Verträgen, die Unternehmen im Laufe eines Jahres abschließen, gestaltet sich deren Verwaltung in vielen Fällen als äußerst zeitaufwendige und meist auch anstrengende Arbeit. Oft ist unklar, wer in welcher Form vertragliche Verpflichtungen managt und ihren Nutzen für die Organisation auswertet. So haben zahlreiche Mitarbeiter aus unterschiedlichsten Abteilungen Berührungspunkte mit Verträgen, es können aber gar nicht alle damit zusammenhängenden Aktivitäten durchgängig und übersichtlich abgebildet werden. Meist fehlt hier ein allumfassender Überblick über den Vertragsbestand im Unternehmen. Durch die Vielzahl an Händen, durch die ein einzelner Vertrag auf Papier zum Teil wandern muss, wird er schnell zum Kosten- und Zeitfresser. „Papierverträge sind sehr arbeitsintensiv. In vielen Firmen läuft es noch so ab, dass ein Vertrag zwar digital eingeht, dann aber ausgedruckt, vielfach geprüft, unterschrieben, eingescannt und wieder zurückgeschickt werden muss. Hier kann schon der Einsatz elektronischer Signaturen viel Zeit sparen“, erklärt Neskovic.
Alles im Blick mit Vertragsmanagement-Softwares
Noch ressourcensparender arbeiten Unternehmen und Organisationen durch den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software. Diese unterstützt in allen Vertragsphasen, angefangen bei der Vertragsanbahnung und -erstellung über die Prüfung, Anpassung und Unterzeichnung bis zur Erfüllung und schließlich der Beendigung oder Erneuerung. „Mit aktiven Erinnerungen an Fristen zur Kündigung oder Verlängerung von Verträgen geraten Stichtage nicht mehr in Vergessenheit und es kommt nicht zu unangenehmen Überraschungen“, sagt Neskovic und ergänzt: „Eine solche Lösung bieten wir mit unserem digitalen Geschäftsmodell CONTENTShare. Unsere Kunden erhalten dank des integrierten Vertragsmanagements eine übersichtliche Darstellung aller Vertragsbestandteile, Termine, Rechnungen, Aufgaben und Kontakte digital und ganz transparent an einem Ort. So können alle Mitarbeiter mit berechtigtem Zugriff standortunabhängig und abteilungsübergreifend den jeweiligen Vertrag einsehen und bearbeiten.“ Das spart Zeit in der Erfassung, Anlage sowie Verwaltung und gewährleistet zudem die Sicherheit der wichtigen Dokumente. „Durch die redundante Speicherung auf DSGVO-konformen Servern in Deutschland ist zum einen die Einhaltung aller rechtlichen Rahmenbedingungen sichergestellt und zum anderen wird das Risiko von Verlust auf ein absolutes Minimum reduziert“, erklärt Neskovic abschließend.
Quelle Pressemeldung von Netcomdata